Virtuelle Assistenz: 4 Tipps für bessere E-Mails

Ich liebe und hasse E-Mails; sie sind nicht nur eine günstige  und schnelle Form der Kommunikation, E-Mails sorgen auch dafür, dass Posteingänge  außer Kontrolle geraten, wir den Überblick verlieren und mitunter gerne den Stecker ziehen möchten.
Wenn es Dir ähnlich ergeht, dann habe ich gute Nachrichten für Dich: mit den folgenden vier Tipps schreibst Du bessere Mails und sparst dabei noch Zeit.

4 Tipps für eine schnelle, eindeutige und effektive E-Mail Kommunikation

1. Komm auf den Punkt und zwar sofort:

Wer liest schon gerne diese endlosen E-Mail, voller Geschwafel? Meist werden solche Mails aus Zeitmangel nur überflogen, hinterher  kommen garantiert Rückfragen per E-Mai natürlich und der Posteingang füllt sich. Deshalb komme sofort auf den Punkt und

• formuliere den Betreff so, dass jeder direkt weiß, worum es in Deiner Mail geht,
• setze das Wichtigste gleich an den Anfang, also in die ersten beiden Sätze,
• beschränke Dich auf das Wesentliche und
• formuliere höflich und freundlich.

2. Beschränke die Optionen

Wenn Du dem Leser von vornherein  eine Reihe von Optionen bietest, kann er leichter entscheiden, er muss selbst keine Vorschläge machen. Das Hin- und Her um die Entscheidungsfindung  und der damit verbundene Mail-Verkehr entfällt.

Hier ein Beispiel, in dem ein Gesprächstermin gefunden werden soll:

Dienstag und Freitag habe ich ab 14:00 Uhr Zeit alternativ bin ich auch Mittwoch ab 09:00 Uhr erreichbar. Welcher Termin passt Ihnen am besten? Wollen wir telefonieren oder skypen? Meine Telefonnummer lautet XYZ, mein Skype-Name ist Q.

Hier hat der Empfänger sowohl für den Tag/die Uhrzeit sowie für die Form des Gespräches (Telefon/Skype) eine Option. Damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass er Dir nur noch eine Mail mit seiner Auswahl aus Deinen Vorschlägen sendet und der Termin steht.

3. Beantworte die Fragen Deines Empfängers im Voraus

Fragen führen meist zu weiteren weiteren Fragen und damit zu weiteren (unnötigen) E-Mails. Versuche vorauszusehen, welche Fragen Dein Leser haben könnte und beantworte diese ungefragt in Deiner Mail.

Für obiges Beispiel kann ich mir folgende (kursiv gedruckten) Fragen meines Empfängers vorstellen und formuliere im Voraus die entsprechenden Antworten:

Wie lange wird das Gespräch ungefähr dauern? Das Gespräch dauert etwa 30 Minuten.
Welche Themen werden wir besprechen? Wir werden über Punkt A und Punkt B sprechen.
Wer wird noch an dem Gespräch teilnehmen? Herr Franz wird ebenfalls von der Partie sein.

4. Die Handlungsaufforderung für den Empfänger

Kennst Du diese Mails, bei denen Du denkst: “schön, dass wir darüber gesprochen haben, aber was soll ich jetzt mit der Information tuen?”

Wenn Du dem Empfänger eine klare Handlungsaufforderung gibst, wird dieser wahrscheinlich auch entsprechend antworten.

Für unser Beispiel kann diese Aufforderung so aussehen:

Bitte bestätigen Sie eine der vorgeschlagenen Zeiten. Als Vorbereitung auf das Gesprächs sende ich Ihnen im Anhang die Themen als PDF-Datei.

Und wenn Du keine Antwort benötigst, lass es den Empfänger wissen, so spart Ihr beide Zeit.

Fazit:

Je klarer Du das Was und die daraus erwartete Aktion des Empfängers kommunizierst umso größer ist die Chance, dass Dein E-Mail Verkehr effektiver und konzentrierter wird, das spart Zeit und Nerven.